Animer des réunions à distance

Contenu de la formation

Des réunions à distance : pourquoi pas ?

• Faire un état des lieux de ses réunions : pratiques existantes, réussites et difficultés
• Repérer les avantages et les inconvénients d’être à distance ou en présentiel

Préparation d’une réunion à distance

• Identifier les outils de réunion en ligne existants (GoToMeeting, Skype, réunion téléphonique, Zoom, Jitsi) et leurs spécificités
• Préciser le rôle de l’animateur : produire, faciliter, réguler
• Préparer la réunion à distance : distinguer des publics débutants des confirmés, caler la technique (connexion, manipulation des outils), les règles du jeu, envoyer un ordre du jour et le dossier numérique, support de la réunion
• Découvrir des outils complémentaires aux réunions en ligne (Drive, Trello, Kahoot…)

Déroulement de la réunion

• Fixer un cadre partagé : introduire et conclure, énoncer les règles de fonctionnement du group
• Mener la réunion : organiser les prises de parole, gérer les situations délicates (absence de non-verbal, cacophonie…), gérer les documents à visualiser…
• Travailler en binôme : animateur/responsable professionnel (répartition des rôles : facilitation, production, régulation)

Mise en pratique

• Préparer une réunion à distance : choix de l’outil adapté, ordre du jour, invitation, gestion des participants, travaux préalables pour le groupe
• Simuler une réunion de 15 minutes, de l’accueil des participants à la conclusion