Animer des réunions à distance

Rester efficace dans ses réunions même à distance !

Que ce soit en raison du contexte sanitaire lié à la Covid-19 ou au cumul des responsabilités de chacun, les réunions à distance sont devenues récemment incontournables.

Pour que ces réunions à distance soient un réels gain de temps tout en restant efficace, encore faut-il en maîtriser les outils et l’animation, une animation spécifique !

Contenu de la formation

Des réunions à distance : pourquoi pas ?

  • Faire un état des lieux de ses réunions : pratiques existantes, réussites et difficultés
  • Repérer les avantages et les inconvénients d’être à distance ou en présentiel

Préparation d’une réunion à distance

  • Identifier les outils de réunion en ligne existants (GoToMeeting, Skype, réunion téléphonique, Zoom, Jitsi) et leurs spécificités
  • Préciser le rôle de l’animateur : produire, faciliter, réguler
  • Préparer la réunion à distance : distinguer des publics débutants des confirmés, caler la technique (connexion, manipulation des outils), les règles du jeu, envoyer un ordre du jour et le dossier numérique, support de la réunion
  • Découvrir des outils complémentaires aux réunions en ligne (Drive, Trello, Kahoot…)

Déroulement de la réunion

  • Fixer un cadre partagé : introduire et conclure, énoncer les règles de fonctionnement du group
  • Mener la réunion : organiser les prises de parole, gérer les situations délicates (absence de non-verbal, cacophonie…), gérer les documents à visualiser…
  • Travailler en binôme : animateur/responsable professionnel (répartition des rôles : facilitation, production, régulation)

Mise en pratique

  • Préparer une réunion à distance : choix de l’outil adapté, ordre du jour, invitation, gestion des participants, travaux préalables pour le groupe
  • Simuler une réunion de 15 minutes, de l’accueil des participants à la conclusion

 

Évaluation de la formation

Le participant est mobilisé à différents stades de sa formation :
– Avant la formation: il exprime de façon formelle ses attentes et besoins
– Pendant la formation: il est régulièrement mis en situation pour évaluer ses acquisitions (études de cas, jeux de rôle, etc…)
– A l’issue de la formation: un questionnaire de satisfaction ainsi qu’une grille d’auto-évaluation des acquis de la formation lui sont remis sous format papier ou dématérialisé, à compléter dans la semaine qui suit.

Une attestation de présence est adressée à chaque participant, à l’issue de la formation.

Responsable de stage

Un formateur interne de l’Ifocap.
Vous pouvez nous contacter au 01 55 50 45 45 ou par mail nous contacter