Animer des réunions à distance

Rester efficace dans ses réunions même à distance !

De plus en plus de responsabilités, de plus en plus de réunions et de moins en moins de temps !
Organiser, gérer ou participer à des réunions à distance peut être en partie la solution…encore faut-il en maîtriser les outils et l’animation, une animation spécifique !

Contenu de la formation

Des réunions à distance : pourquoi pas ?

  • Faire un état des lieux de ses réunions : pratiques existantes, réussites et difficultés
  • Repérer les avantages et les inconvénients d’être à distance ou en présentiel

Préparation d’une réunion à distance

  • Identifier  les outils de réunion en ligne existants (GoToMeeting, WebEx, Skype for business, réunion téléphonique) et leurs spécificités
  • Préciser le rôle de l’animateur : cadrer la réunion, anticiper les réactions, préparer un déroulé
  • Préparer le message d’invitation à la réunion à distance : distinguer des publics débutants des confirmés, caler la technique (connexion, manipulation des outils), les règles du jeu, envoyer un ordre du jour et le dossier numérique, support de la réunion
  • Découvrir des outils complémentaires aux réunions en ligne (Drive, Trello, Diigo, Pearltrees, Netvibes…)

Déroulement de la réunion

  • S’attacher à introduire et conclure de manière pertinente
  • Énoncer les règles de bonne conduite (nombre de personnes, durée…)
  • Mener la réunion : organiser les prises de parole, gérer les situations délicates (absence de non-verbal, cacophonie…), gérer les documents à visualiser…
  • Travailler en binôme : animateur/responsable professionnel (répartition des rôles : facilitation, production, régulation)

Mise en pratique

  • Préparer une réunion à distance : choix de l’outil adapté, ordre du jour, invitation, gestion des participants, travaux préalables pour le groupe
  • Simuler une réunion de 15 minutes, de l’accueil des participants à la conclusion

 

À l’issue de la formation

  • Evaluation de la formation par les stagiaires
  • Remise d’une attestation de fin de formation

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