Animer des réunions à distance

Rester efficace dans ses réunions même à distance !

Que ce soit en raison du contexte sanitaire lié à la Covid-19 ou au cumul des responsabilités de chacun, les réunions à distance sont devenues récemment incontournables.

Pour que ces réunions à distance soient un réels gain de temps tout en restant efficace, encore faut-il en maîtriser les outils et l’animation, une animation spécifique !

Contenu de la formation

Des réunions à distance : pourquoi pas ?

  • Faire un état des lieux de ses réunions : pratiques existantes, réussites et difficultés
  • Repérer les avantages et les inconvénients d’être à distance ou en présentiel

Préparation d’une réunion à distance

  • Identifier les outils de réunion en ligne existants (GoToMeeting, Skype, réunion téléphonique, Zoom, Jitsi) et leurs spécificités
  • Préciser le rôle de l’animateur : produire, faciliter, réguler
  • Préparer la réunion à distance : distinguer des publics débutants des confirmés, caler la technique (connexion, manipulation des outils), les règles du jeu, envoyer un ordre du jour et le dossier numérique, support de la réunion
  • Découvrir des outils complémentaires aux réunions en ligne (Drive, Trello, Kahoot…)

Déroulement de la réunion

  • Fixer un cadre partagé : introduire et conclure, énoncer les règles de fonctionnement du group
  • Mener la réunion : organiser les prises de parole, gérer les situations délicates (absence de non-verbal, cacophonie…), gérer les documents à visualiser…
  • Travailler en binôme : animateur/responsable professionnel (répartition des rôles : facilitation, production, régulation)

Mise en pratique

  • Préparer une réunion à distance : choix de l’outil adapté, ordre du jour, invitation, gestion des participants, travaux préalables pour le groupe
  • Simuler une réunion de 15 minutes, de l’accueil des participants à la conclusion

 

Évaluation de la formation

Cette évaluation porte sur deux points: la satisfaction et l’évaluation des acquis.
Le participant est mobilisé à différents stades des parcours:
– Avant la formation: il exprime de façon formelle ses attentes et besoins
– Pendant la formation: il est régulièrement mis en situation pour évaluer ses acquisitions (études de cas, jeux de rôle, etc…)
– A l’issue de la formation, un questionnaire de satisfaction est remis sous format papier ou dématérialisé, à compléter dans la semaine qui suit

Une attestation de présence est adressée à chaque participant, à l’issue de la formation.

Responsable de stage

Un formateur interne de l’Ifocap.
Vous pouvez nous contacter au 01 55 50 45 45 ou par mail  formulaire de contact

Ifocap, organisme certifiéL’ifocap est un organisme certifié

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